Juridique et administratif

Formulaire de signalement confidentiel avec nom facultatif

Les gens prennent plus facilement la parole quand il existe un moyen clair et privé de le faire. Ce formulaire demande l'objet de l'inquiétude (sécurité, fraude, harcèlement, protection des données ou autre), ce qui s'est passé et quand, et propose un champ facultatif pour un nom et un e-mail de contact. Une note en haut indique qu'on peut rester anonyme et qu'il ne faut pas en dire plus que ce avec quoi on est à l'aise.

À qui il s'adresse

• Petites organisations, clubs et lieux de travail sans dispositif formel de signalement
• Écoles et associations qui veulent connaître les préoccupations tôt
• Responsables qui cherchent un premier canal simple pour des signalements confidentiels

Quand l'utiliser

Publiez-le avec une courte explication sur qui lit les signalements et ce qui se passera ensuite. Afficher une question à la fois convient à un sujet sensible, car on peut s'arrêter à tout moment sans se retrouver devant un long formulaire.

Ce que demande le formulaire

Chaque question peut être modifiée, supprimée ou déplacée avant la publication.

Le PDF que reçoivent vos répondants

Chaque signalement est enregistré en PDF avec les réponses. Traitez ces documents comme sensibles et limitez le nombre de personnes qui peuvent les voir. Notez que Fillfold n'est pas un dispositif d'alerte certifié, et que les lois sur les canaux de signalement varient : vérifiez ce qui s'applique à votre organisation.

Les questions que l'on nous pose

Un signalement est-il totalement anonyme ?

Le formulaire ne demande pas de nom, mais nous ne pouvons pas promettre un anonymat complet. Pour prévenir les abus, le service conserve une empreinte technique de la source de chaque envoi et une trace de courte durée de l'adresse. Dites honnêtement aux gens à quoi s'attendre.

Répond-il à la loi sur les lanceurs d'alerte ?

Pas à lui seul. Certaines organisations doivent proposer des canaux et des procédures précis. Demandez conseil si ces règles s'appliquent à vous.

Qui peut lire les signalements ?

Le propriétaire du formulaire. Réfléchissez bien à qui cela doit être, et à la manière dont vous traiterez les signalements visant le propriétaire.

Modèles similaires

• Formulaire de réclamationRecueillez les réclamations avec les faits, les dates et ce que la personne souhaite.
• Rapport d'incidentConsignez qui, quoi, quand et où après un incident.
• Demande d'accès aux données personnellesPermettez aux personnes de demander une copie ou la suppression de leurs données (RGPD).