Juridisch en administratie

Vertrouwelijk meldformulier met optionele naam

Mensen spreken zich eerder uit als er een duidelijke, besloten manier is. Dit formulier vraagt waar de zorg over gaat (veiligheid, fraude, intimidatie, gegevensbescherming of anders), wat er gebeurde en wanneer, en biedt een optioneel veld voor een naam en een contact-e-mailadres. Een opmerking bovenaan laat mensen weten dat ze anoniem kunnen blijven en niet meer hoeven te delen dan ze prettig vinden.

Voor wie is het

• Kleine organisaties, clubs en werkplekken zonder formeel meldsysteem
• Scholen en verenigingen die zorgen vroeg willen horen
• Leidinggevenden die een eenvoudig eerste kanaal voor vertrouwelijke meldingen zoeken

Wanneer gebruik je het

Publiceer het met een korte uitleg over wie de meldingen leest en wat er daarna gebeurt. Eén vraag per keer tonen past bij een gevoelig onderwerp, omdat mensen op elk moment kunnen stoppen en niet met een lang formulier worden geconfronteerd.

Wat het formulier vraagt

Elke vraag kun je aanpassen, verwijderen of verplaatsen voordat je publiceert.

De pdf die je respondenten ontvangen

Elke melding wordt bewaard als pdf met de antwoorden. Behandel deze als gevoelige documenten en beperk wie ze mag zien. Let op: Fillfold is geen gecertificeerd meldsysteem voor klokkenluiders en wetten over meldkanalen verschillen, dus controleer wat voor jouw organisatie geldt.

Veelgestelde vragen

Is een melding volledig anoniem?

Het formulier vraagt niet om een naam, maar we kunnen geen volledige anonimiteit beloven. Om misbruik te voorkomen bewaart de dienst een technische vingerafdruk van de herkomst van elke inzending en een kortlevend overzicht van het adres. Vertel mensen eerlijk wat ze kunnen verwachten.

Voldoet dit aan de wet over klokkenluiden?

Niet op zichzelf. Sommige organisaties moeten specifieke kanalen en procedures bieden. Win advies in als de regels voor jou gelden.

Wie kan de meldingen lezen?

De eigenaar van het formulier. Bedenk goed wie dat moet zijn en hoe je meldingen over de eigenaar zelf afhandelt.

Vergelijkbare sjablonen

• KlachtenformulierVerzamel klachten met feiten, data en wat de persoon wil.
• IncidentmeldingLeg vast wie, wat, wanneer en waar na een incident.
• Verzoek tot inzage in persoonsgegevensLaat mensen een kopie of verwijdering van hun gegevens vragen (AVG).