Receber respostas: o PDF de cada resposta e a exportação CSV

Sempre que um cliente envia o formulário, o Fillfold guarda as respostas e gera logo o PDF. Encontra os dois na sua conta, formulário a formulário.

Abrir as respostas

1. Vá a Formulários e clique em Respostas na linha do formulário. No editor de formulário, o botão Respostas, no topo, leva à mesma página.
2. As respostas aparecem da mais recente para a mais antiga, com a data, a hora e a primeira resposta.
3. Clique numa resposta para a abrir. Vê cada pergunta que foi mostrada ao cliente, com a resposta. As fotografias e as assinaturas aparecem como imagens, os outros ficheiros como links com o tamanho, e as tabelas com os totais.

Descarregar o PDF de uma resposta

1. Abra a resposta.
2. Clique em Descarregar PDF.

Se não foi possível gerar o documento, a resposta mostra Falha no PDF e um botão Tentar o PDF novamente. As respostas ficam guardadas de qualquer forma. Gerar o PDF novamente volta a construir o documento, por exemplo depois de corrigir os dados da empresa.

Exportar tudo para uma folha de cálculo

1. Na página Respostas, clique em Descarregar tudo em CSV.
2. Se usa o Excel em português, ou se o Excel abrir o ficheiro com tudo numa só coluna, clique antes em CSV para Excel com vírgula decimal (ponto e vírgula). Essa versão separa as colunas com ponto e vírgula e escreve os números com vírgula decimal (12,5), como o Excel espera em Portugal e em grande parte da Europa.
3. Abra o ficheiro no Excel, no Google Sheets ou no LibreOffice.

Um ficheiro CSV é uma folha de cálculo simples: uma linha por resposta, uma coluna por pergunta. As primeiras colunas são a data em UTC (tempo universal), o idioma usado pelo cliente e se a resposta foi posta de parte. Os títulos dessas três colunas estão em inglês: Submitted (UTC), Language e Set aside.

Ser avisado de novas respostas

Quando Enviar-me um e-mail quando chegarem novas respostas está assinalada no separador Definições do formulário (está por predefinição), o Fillfold envia-lhe um e-mail quando chegam respostas:

• No máximo um e-mail a cada 10 minutos por formulário. As respostas que chegam entretanto estão na página, sem um segundo e-mail.
• O e-mail indica o nome do formulário e tem um botão para a página Respostas.
• Nunca contém as respostas, para proteger a privacidade dos seus clientes.
• É enviado para o endereço de e-mail da sua conta, depois de confirmado.

Para deixar de os receber, desmarque a caixa. Aplica-se de imediato.

Convém saber

• A página mostra as 100 respostas mais recentes. O ficheiro CSV contém até 5000.
• No CSV, os valores e os números ficam como números simples, para os poder somar: com ponto decimal (12.5) no CSV normal, com vírgula decimal (12,5) na versão com ponto e vírgula. As respostas Sim / Não ficam escritas como yes ou no, seja qual for o idioma do cliente. Os ficheiros aparecem pelo nome, e uma assinatura aparece como «signed».
• Uma pergunta que o cliente nunca viu, por causa de uma condição, deixa uma célula vazia.
• Se foi alterando o formulário, o CSV mantém uma coluna para as perguntas que só existiam nas versões anteriores.
• Quando chegam várias respostas da mesma origem em menos de uma hora, um aviso assinala-o. Pode clicar em Pôr de parte como suspeita para mover uma resposta para a lista Postas de parte, e em Recuperar para desfazer.
• Experimentar o formulário no separador Pré-visualização não cria nenhuma resposta.
• Para eliminar uma resposta ou definir um prazo de eliminação automática, veja conservação e eliminação.