Online-Formular erstellen: planen, bauen, teilen

Ein Formular online zu erstellen dauert heute nur wenige Minuten. Die eigentliche Arbeit liegt davor: zu wissen, welche Angaben Sie brauchen, und sie so zu fragen, dass Menschen gern antworten. Dieser Leitfaden führt Sie durch die Planung, die Wahl der Fragetypen, den Datenschutz und das Teilen. Am Ende sehen Sie, wie das in Fillfold aussieht, wo jede Antwort zu einem PDF wird.

Erst das Ergebnis, dann die Fragen

Bevor Sie die erste Frage schreiben, beantworten Sie drei Dinge:

1. Was soll am Ende vorliegen? Eine Liste von Anmeldungen, eine Auftragsanfrage mit Fotos, ein unterschriebenes Dokument? Das Ergebnis bestimmt die Fragen, nicht umgekehrt.
2. Wer füllt aus, und wo? Ein Kunde auf dem Sofa am Smartphone braucht kurze Fragen. Eine Kollegin am Schreibtisch verträgt mehr Text.
3. Was passiert danach? Rufen Sie zurück, schicken Sie ein Angebot, legen Sie das Dokument ab? Sagen Sie das am Anfang des Formulars. Wer weiß, wozu er antwortet, antwortet vollständiger.

Ein Malerbetrieb, der Anfragen sammelt, braucht zum Beispiel Name, Kontakt, Adresse, Art der Arbeit, ungefähre Fläche und ein Foto. Alles andere klärt das Gespräch danach.

Der passende Fragetyp für jede Angabe

Der richtige Fragetyp spart Ihren Kunden Tipparbeit und Ihnen Rückfragen. Diese Typen gibt es in Fillfold:

Dazu kommen „Adresse“, „Land“, „Zahl“ und „Betrag“ sowie „Überschrift“ und „Infotext“, um das Formular in Abschnitte zu gliedern und kurz zu erklären. Mehr zu jedem Typ steht im Hilfeartikel Fragetypen.

Weniger fragen, besser fragen

Jede zusätzliche Frage kostet ein paar Antworten. Ein paar Regeln helfen:

• Pflicht nur, was Sie wirklich brauchen. Eine Telefonnummer ist oft nett, aber nicht nötig.
• Eine Sache pro Frage. „Wann und wo?“ sind zwei Fragen.
• Bedingungen nutzen. Eine Frage, die nur manche betrifft, blenden Sie nur dann ein. In Fillfold geht das mit „Bedingung hinzufügen“: Das Feld „Details zum Schaden“ erscheint zum Beispiel nur, wenn jemand „Ja“ bei „Gibt es einen Schaden?“ wählt.
• Verständlich formulieren. Keine internen Kürzel. Fragen Sie „Wie groß ist die Fläche ungefähr (m²)?“ statt „Fläche“.
• Gliedern. Bei mehr als acht Fragen setzen Sie Überschriften wie „Kontakt“, „Auftrag“, „Termin“.

Die Darstellung: eine Frage nach der anderen oder alles auf einer Seite

Fillfold bietet vier Darstellungen, die Sie im Tab „Design“ unter „Erlebnis“ wählen: „Dialog“, „Klassisch“, „Karten“ und „Kompakt“. Der Dialog zeigt eine Frage nach der anderen und eignet sich für kurze Formulare wie Feedback. Klassisch zeigt das Formular wie ein gewohntes Formular, gut für Aufträge mit vielen Angaben. Probieren Sie in der „Vorschau“ aus, was zu Ihrem Formular passt; Antworten in der Vorschau werden nicht gespeichert.

Datenschutz, nüchtern betrachtet

Sobald ein Formular Namen, E-Mail-Adressen oder Fotos einsammelt, verarbeiten Sie personenbezogene Daten. Für die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind Sie als Ersteller des Formulars verantwortlich, nicht Ihr Werkzeug.

Ein Punkt betrifft jedes Formular direkt. Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz (BfDI) erklärt, dass eine Stelle, die Daten bei Ihnen erhebt, Sie grundsätzlich zum Zeitpunkt der Erhebung darüber informieren muss. Für ein Formular heißt das: Der Hinweis gehört an den Anfang oder vor das Absenden, etwa als „Infotext“ mit einem Link zu Ihrer Datenschutzerklärung. Was genau darin stehen muss, beschreibt der BfDI mit Verweis auf das Kurzpapier Nr. 10 der Datenschutzkonferenz.

Drei praktische Gewohnheiten:

• Nur fragen, was Sie nutzen. Jede Angabe, die Sie nicht brauchen, müssen Sie auch nicht schützen.
• Aufbewahrung festlegen. In Fillfold löscht „Antworten automatisch löschen“ alte Antworten zum Beispiel „Nach 30 Tagen“, „Nach 6 Monaten“ oder „Nach 1 Jahr“. Sie können auch „Nie (ich lösche sie selbst)“ wählen. Einzelheiten stehen unter Aufbewahrung und Löschung.
• Fragen Sie im Zweifel nach. Bei Gesundheitsdaten oder Daten über Kinder lohnt sich der Rat einer Fachperson für Datenschutz.

Zur Technik: In Fillfold werden Antworten und hochgeladene Dateien auf dem Server verschlüsselt, bevor sie gespeichert werden. Mehr steht in der Datenschutzerklärung. Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung.

Formular online erstellen mit Fillfold: vom leeren Blatt zum Link

1. Starten: Öffnen Sie eine der 97 Vorlagen und klicken Sie auf „Diese Vorlage verwenden“. Oder beschreiben Sie Ihr Formular in ein paar Sätzen und klicken Sie auf „Mit KI entwerfen“. An Anthropic geht dabei nur Ihre Beschreibung, nie die Antworten Ihrer Kunden. Lesen Sie den Entwurf danach Frage für Frage.
2. Anpassen: Fragen umbenennen, löschen, ergänzen, als „Pflichtfeld“ markieren, Bedingungen setzen.
3. Dokument gestalten: Im Tab „Dokument“ legen Sie Logo, Farben und Aufbau des PDFs fest, das aus jeder Antwort entsteht. Ihre „Unternehmensdaten“ tragen Sie einmal ein, sie erscheinen dann im Kopf jedes Dokuments.
4. Sprachen: Unter „Sprachen“ bieten Sie dasselbe Formular in mehreren Sprachen an. Jeder Befragte erhält sein PDF in seiner Sprache.
5. Veröffentlichen: Klicken Sie auf „Veröffentlichen“ und dann auf „Link kopieren“. Den Link schicken Sie per E-Mail, Messenger oder setzen ihn auf Ihre Website. Mit dem „Einbettungscode“ erscheint das Formular direkt auf einer Seite.
6. Antworten nutzen: Unter „Antworten“ öffnen Sie jede Antwort und laden mit „PDF herunterladen“ das Dokument. „Alles als CSV herunterladen“ liefert eine Tabelle. Für ein deutsches Excel wählen Sie „CSV für Excel mit Dezimalkomma (Semikolons)“.

Ein Beispiel: Die Hausverwaltung Kröger in Lübeck nimmt Schadensmeldungen bisher per Telefon an. Jetzt steht auf der Website ein Formular auf Basis der Reparatur- oder Serviceanfrage. Mieter wählen die Art der Arbeit, beschreiben das Problem, geben die Dringlichkeit an, laden ein Foto hoch und nennen passende Zeiten für einen Besuch. Die Verwaltung erhält jede Meldung als PDF mit Datum.

Wer Fillfold zum ersten Mal nutzt, kommt mit diesen Vorlagen weit: die Angebotsanfrage für neue Aufträge, das Onboarding neuer Kunden für Rechnungsdaten und Absprachen. Alle Vorlagen für Betriebe finden Sie unter Unternehmen und Dienstleistungen.

Checkliste: Ihr Formular ist bereit, wenn …

• der erste Satz sagt, wozu das Formular dient und was danach passiert;
• nicht mehr als die nötigen Fragen Pflicht sind;
• jede Frage nur eine Sache wissen will;
• der Datenschutzhinweis vor dem Absenden sichtbar ist;
• Sie es einmal auf dem Smartphone ausgefüllt haben;
• Sie wissen, wer die Antworten sieht und wann sie gelöscht werden.

Zum Mitnehmen

• Planen Sie vom Ergebnis her: Was wollen Sie am Ende in der Hand halten?
• Der passende Fragetyp und wenige Pflichtfelder bringen mehr vollständige Antworten.
• Informieren Sie über den Datenschutz dort, wo Sie die Daten erheben.

Brauchen Sie statt eines Links eine Datei mit Feldern, lesen Sie den Leitfaden PDF-Formular erstellen. Sonst starten Sie mit einer der Vorlagen und teilen Ihren ersten Link noch heute.