Crear un formulario online: herramientas, pasos y cómo recibir un PDF con cada respuesta

Qué es un formulario online y para qué sirve

Un formulario online es una página con preguntas que alguien rellena desde el navegador, sin descargar nada. Al pulsar enviar, las respuestas te llegan ordenadas, sin tener que copiarlas de un correo o de un papel.

Sirve para casi todo lo que antes se hacía con una hoja impresa: una inscripción, una solicitud de presupuesto, una encuesta de satisfacción, una reserva, una ficha de cliente. La diferencia está en lo que pasa después de enviar. A veces basta con una lista de respuestas. Otras veces cada respuesta tiene que convertirse en un documento: un presupuesto, un parte de trabajo, un informe con fotos y firma.

Esa pregunta, «¿necesito un documento por respuesta?», es la que más ayuda a elegir herramienta.

Qué herramienta usar para crear un formulario online

Google Forms

Según la ayuda de Google, se empieza en forms.google.com con un formulario en blanco al que pones nombre. También se puede crear desde Hojas de cálculo de Google o desde Google Drive. Puedes añadir texto, imágenes o vídeos, preparar cuestionarios con nota y elegir dónde se guardan las respuestas. Cuando está listo, lo publicas y lo envías. Las respuestas se ven en resumen con gráficos, o en una hoja de cálculo de Google.

Microsoft Forms

El soporte de Microsoft presenta Microsoft Forms como una herramienta para crear cuestionarios y encuestas, que se responden desde casi cualquier navegador o dispositivo móvil. Inicias sesión con una cuenta de Microsoft, creas el formulario, lo envías a otras personas y ves los resultados en tiempo real. Para analizarlos más a fondo, puedes exportarlos a Excel.

Las dos herramientas son buenas para lo que están pensadas: recoger respuestas y contarlas. No están pensadas para producir un presupuesto o un informe maquetado por cada respuesta.

Cómo crear un formulario online paso a paso

Sea cual sea la herramienta, el método es el mismo.

1. Escribe para qué sirve. Una frase: «Recibir solicitudes de presupuesto con las medidas y una foto». Todo lo que no ayude a eso, sobra.
2. Haz la lista de datos. Lo que necesitas de verdad para contestar o para hacer el trabajo. Ni más ni menos.
3. Elige el tipo de pregunta adecuado. Una fecha con selector de fecha, un correo con campo de correo, una elección con opciones cerradas. Así las respuestas llegan limpias.
4. Escribe las preguntas como preguntas. «¿Para qué fecha lo necesitas?» se entiende mejor que «Fecha».
5. Ordena de lo fácil a lo difícil. El nombre y el contacto al principio; la descripción larga y las fotos, después.
6. Marca como obligatorio solo lo imprescindible. Cada campo obligatorio de más hace que alguien abandone.
7. Pruébalo en el móvil. Es donde lo va a abrir la mayoría.
8. Publica y comparte el enlace: por correo, por mensajería, en tu web o en un código QR en el local.

Lista de comprobación antes de publicar

• El título dice qué es el formulario.
• Una línea de introducción explica para qué se usan los datos.
• No pides datos que no vas a usar.
• Las preguntas de opción tienen una opción «Otro» cuando hace falta.
• Has probado el formulario de principio a fin, en el móvil.
• Sabes dónde llegan las respuestas y quién las ve.
• El mensaje final dice qué pasará después y cuándo.

Crear un formulario online que genera un PDF con Fillfold

Fillfold está hecho para el caso en que cada respuesta debe convertirse en un documento. Preparas el formulario y el PDF una vez, compartes un enlace, y cada persona que responde obtiene su propio PDF con tu marca.

1. Empieza desde una plantilla o en blanco. Hay 97 plantillas: opinión del cliente, inscripción a un evento, incorporación de clientes, presupuestos, partes de trabajo y más. También puedes describir lo que necesitas y usar Redactar con IA.
2. Añade y ajusta las preguntas. Hay Texto corto, Texto largo, Fecha, Desplegable, Opción múltiple, Casillas, Sí / No, Valoración, Escala, Dirección, País, Importe, Subida de imagen, Subida de archivo, Firma y otras. Una pregunta puede mostrarse solo si una respuesta anterior lo pide.
3. Calcula si hace falta. Con Líneas de detalle y Cálculo, el formulario suma líneas, aplica el IVA y da el total mientras se responde.
4. Elige cómo se ve. En la pestaña Diseño, la Experiencia puede ser Conversacional (una pregunta tras otra), Clásica, Tarjetas o Compacta.
5. Diseña el PDF. Tu logotipo, tus colores y las respuestas donde corresponden. Los Datos de la empresa se escriben una vez.
6. Publica. Pulsa Publicar, prueba el formulario en la Vista previa si aún no lo has hecho, y copia el enlace con Copiar enlace. Para ponerlo en tu web, usa el Código para insertar, como explica la ayuda para insertar en tu web.

En los Ajustes puedes limitar las respuestas: Parar después de este número de respuestas, una fecha de cierre con Cierra el (opcional), o Solo una respuesta por correo electrónico. El formulario también puede ofrecerse en varios idiomas.

Quien responde no necesita cuenta. Pulsa Enviar y, en la pantalla final, Abrir tu PDF. Tú ves cada respuesta en Respuestas, con su PDF, y puedes descargarlas todas en CSV.

Fillfold es gratis durante el acceso anticipado. Las descargas de pago llegarán más adelante.

Formulario online o PDF rellenable

Si lo que tienes es un PDF que tus clientes descargan, rellenan y te devuelven, un formulario online suele ahorrar tiempo a los dos. La guía para crear un formulario PDF compara las dos opciones, y la de rellenar un formulario PDF explica el lado de quien lo recibe.

Si tu formulario es una solicitud o un presupuesto, empieza por la solicitud de presupuesto o lee la guía de la plantilla de presupuesto. Para todo lo demás, mira las plantillas de negocios y servicios o todas las plantillas.