Créer un formulaire en ligne : les étapes, les bonnes pratiques et les outils gratuits

Un formulaire en ligne est une page web où une personne répond à des questions, puis envoie ses réponses d'un clic. Il remplace le formulaire papier, l'e-mail à rallonge et le fichier Word que l'on renvoie rempli. Demande de devis, inscription, questionnaire de satisfaction, état des lieux : tout ce qui se remplit peut devenir un formulaire en ligne.

Ce guide donne la méthode, quel que soit l'outil choisi. Il montre ensuite comment créer un formulaire en ligne gratuit avec Fillfold, qui va un cran plus loin : chaque réponse produit un document PDF à votre nom.

Avant de créer le formulaire

La plupart des formulaires ratés le sont avant la première question. Trois choses à décider d'abord.

1. Le but. Que devez-vous avoir en main une fois la réponse reçue ? Un devis à chiffrer, une inscription à confirmer, un avis à publier. Écrivez-le en une phrase.
2. Qui répond, et où. Un client sur son téléphone dans la rue, un collègue au bureau, un visiteur de votre site. Sur un téléphone, chaque question de trop coûte des réponses.
3. Ce que vous faites des réponses. Un tableau à trier, un e-mail à relancer, un document à envoyer. Cette étape décide de l'outil.

Les étapes pour créer un formulaire en ligne

1. Listez les informations utiles, et seulement celles-là. Pour chaque question, demandez-vous ce que vous ferez de la réponse. Si rien, supprimez-la.
2. Choisissez le type de chaque réponse. Une date se choisit dans un calendrier, un choix dans une liste, une adresse e-mail est vérifiée à la saisie. C'est plus rapide pour la personne et plus propre pour vous.
3. Marquez ce qui est obligatoire. La CNIL recommande de distinguer les champs obligatoires des champs facultatifs, par exemple avec un astérisque.
4. Ordonnez les questions du plus simple au plus engageant : le nom d'abord, le budget ensuite, la signature à la fin.
5. Masquez ce qui ne concerne pas tout le monde. Une question « Précisez » n'apparaît que si la personne a répondu « Autre ». C'est ce qu'on appelle une condition.
6. Ajoutez l'information sur les données personnelles. Voir la section suivante.
7. Testez sur un téléphone, en répondant vous-même jusqu'au bout.
8. Partagez le lien par e-mail, SMS ou QR code, ou intégrez le formulaire dans une page de votre site.

La liste à cocher d'un bon formulaire

L'information sur les données personnelles

Dès qu'un formulaire demande un nom, un e-mail ou un téléphone, il collecte des données personnelles au sens du RGPD, le règlement européen qui les protège. La CNIL publie des exemples de mention d'information, à adapter à chaque cas. Elle y fait figurer notamment :

• l'identité et les coordonnées du responsable de traitement, c'est-à-dire vous ;
• la finalité (à quoi servent les données) et la base légale du traitement ;
• les destinataires des données ;
• la durée de conservation, ou les critères qui la fixent ;
• les droits de la personne (accès, rectification, effacement, limitation) et la façon de les exercer ;
• la possibilité d'adresser une réclamation à la CNIL.

La CNIL décrit aussi une présentation en deux niveaux : l'essentiel sur le formulaire, le détail dans une notice à part. Elle conseille enfin de préciser les conséquences éventuelles si une donnée n'est pas fournie.

Créer un formulaire en ligne gratuit avec Fillfold

La plupart des outils de formulaire rangent les réponses dans un tableau. C'est parfait pour un sondage. Quand chaque réponse doit devenir un document (un devis, un rapport, une fiche signée), il reste à tout recopier dans Word. Fillfold fait cette moitié du travail : vous concevez aussi le PDF que le formulaire produit, et votre client le télécharge dès qu'il a répondu.

Il y a trois façons de commencer :

• Partir d'un modèle. 97 formulaires prêts à l'emploi, du devis à l'inscription à un événement. Voir partir d'un modèle.
• Le faire rédiger par l'IA. Décrivez le formulaire en quelques phrases dans Décrivez-le et laissez l'IA le rédiger : vous obtenez un brouillon à relire. Voir rédiger un formulaire avec l'IA.
• Partir de zéro. Donnez un nom au formulaire dans Formulaires, cliquez sur Créer le formulaire, puis sur Ajouter une question.

Ensuite, les étapes de ce guide se retrouvent une à une dans l'éditeur :

1. Dans l'onglet Questions, choisissez le type de chaque question : texte, e-mail, date, choix, montant, photo, signature… La liste complète est dans les types de questions. Cochez Obligatoire là où il le faut.
2. Ajoutez des conditions pour afficher une question seulement si une réponse précédente le justifie.
3. Placez votre mention sur les données dans une question Texte d'information, en tête ou en fin de formulaire. En bas de chaque formulaire, Fillfold rappelle aussi que les réponses vont au propriétaire du formulaire, avec un lien vers la politique de confidentialité de Fillfold.
4. Dans l'onglet Apparence, choisissez l'Expérience : Conversationnel pour une question à la fois, ou Classique, Cartes et Compact pour tout afficher sur une page.
5. Cliquez sur Document pour mettre en page le PDF : votre logo, vos textes et les réponses à leur place. Voir mettre en page le PDF.
6. Essayez le formulaire dans l'onglet Aperçu : rien n'y est enregistré.
7. Cliquez sur Publier, puis copiez le lien dans l'onglet Paramètres. Voir publier et partager.

Votre client ouvre le lien sans compte ni application, répond, ajoute ses photos, signe du doigt, puis ouvre son PDF. Vous retrouvez chaque réponse et son PDF dans votre compte, avec un export CSV pour un tableur. Voir ce que voit votre client et réponses, PDF et CSV.

Pour afficher le formulaire dans une page de votre site plutôt que par un lien, copiez le code de l'encadré Afficher ce formulaire sur votre site. Voir intégrer sur votre site. Si vos clients ne parlent pas tous français, un même formulaire peut exister en plusieurs langues : voir un formulaire en plusieurs langues.

Les erreurs fréquentes

• Copier un formulaire papier tel quel. Sur un téléphone, une page de cases à remplir devient une longue liste. Profitez des conditions pour ne montrer que l'utile.
• Tout rendre obligatoire. La personne abandonne, ou invente une réponse pour passer.
• Demander des données « au cas où ». Chaque donnée collectée doit avoir un usage, et la personne doit savoir lequel.
• Oublier le message après l'envoi. Sans lui, la personne ne sait pas si sa réponse est partie.
• Changer le formulaire sans le tester. Après chaque modification importante, répondez-y une fois sur votre téléphone.

Par où commencer

Si votre formulaire sert à demander un devis, le modèle demande de devis recueille déjà les coordonnées, le besoin, le budget et l'échéance. Pour recueillir un avis, partez de l'avis client. Et pour tout le reste, la liste des modèles classe les 97 formulaires par métier. Si vous avez plutôt besoin d'un fichier PDF à champs, à envoyer et à recevoir rempli, lisez le guide créer un formulaire PDF remplissable.