Antworten erhalten: das PDF jeder Antwort und der CSV-Export

Jedes Mal, wenn ein Kunde das Formular abschickt, speichert Fillfold die Antworten und erstellt sofort das PDF. Beides finden Sie in Ihrem Konto, nach Formularen geordnet.

Die Antworten öffnen

1. Gehen Sie zu Formulare und klicken Sie in der Zeile des Formulars auf Antworten. Im Formular-Editor führt die Schaltfläche Antworten oben zur selben Seite.
2. Die neuesten Antworten stehen oben, jeweils mit Datum, Uhrzeit und der ersten Antwort.
3. Klicken Sie auf eine Antwort, um sie zu öffnen. Sie sehen jede Frage, die dem Kunden angezeigt wurde, mit ihrer Antwort. Fotos und Unterschriften erscheinen als Bilder, andere Dateien als Links mit ihrer Größe, Tabellen mit ihren Summen.

Das PDF einer Antwort herunterladen

1. Öffnen Sie die Antwort.
2. Klicken Sie auf PDF herunterladen.

Konnte das Dokument nicht erstellt werden, zeigt die Antwort PDF fehlgeschlagen und eine Schaltfläche PDF erneut versuchen. Die Antworten sind in jedem Fall gespeichert. PDF neu erstellen baut das Dokument noch einmal, zum Beispiel nachdem Sie Ihre Unternehmensdaten korrigiert haben.

Alles in eine Tabelle exportieren

1. Klicken Sie auf der Seite Antworten auf Alles als CSV herunterladen.
2. Schreibt Ihr Excel Dezimalzahlen mit Komma (12,5), wie bei deutschen Einstellungen üblich, klicken Sie stattdessen auf CSV für Excel mit Dezimalkomma (Semikolons). Diese Variante trennt die Spalten mit Semikolons und schreibt Zahlen mit Dezimalkomma.
3. Öffnen Sie die Datei in Excel, Google Sheets oder LibreOffice.

Eine CSV-Datei ist eine einfache Tabellendatei: eine Zeile pro Antwort, eine Spalte pro Frage. Die ersten Spalten enthalten das Datum in UTC (koordinierte Weltzeit), die Sprache des Kunden und ob die Antwort zurückgestellt wurde.

Über neue Antworten informiert werden

Ist Mir eine E-Mail senden, wenn neue Antworten eingehen im Tab Einstellungen des Formulars angehakt (das ist der Standard), schreibt Ihnen Fillfold, wenn Antworten eingehen:

• Höchstens eine E-Mail alle 10 Minuten pro Formular. Antworten, die in der Zwischenzeit kommen, stehen auf der Seite, ohne zweite E-Mail.
• Die E-Mail nennt das Formular und enthält eine Schaltfläche zu seiner Seite Antworten.
• Die Antworten selbst stehen nie darin, zum Schutz Ihrer Kunden.
• Sie geht an die E-Mail-Adresse Ihres Kontos, sobald diese bestätigt ist.

Um die E-Mails abzustellen, entfernen Sie den Haken. Das gilt sofort.

Gut zu wissen

• Die Seite zeigt die 100 neuesten Antworten. Die CSV-Datei enthält bis zu 5.000.
• In der CSV-Datei bleiben Beträge und Zahlen reine Zahlen, sodass Sie sie addieren können: mit Dezimalpunkt (12.5) in der Standarddatei, mit Dezimalkomma (12,5) in der Semikolon-Variante. Ja/Nein-Antworten stehen als yes oder no in der Datei, egal in welcher Sprache der Kunde geantwortet hat. Dateien erscheinen mit ihrem Namen, eine Unterschrift als „signed“.
• Eine Frage, die der Kunde wegen einer Bedingung nie gesehen hat, hinterlässt eine leere Zelle.
• Haben Sie das Formular mit der Zeit geändert, behält die CSV-Datei eine Spalte für Fragen, die nur ältere Fassungen hatten.
• Kommen innerhalb einer Stunde mehrere Antworten aus derselben Quelle, macht ein Hinweis darauf aufmerksam. Mit Als verdächtig zurückstellen verschieben Sie eine Antwort in die Liste Zurückgestellt, mit Zurückholen machen Sie das rückgängig.
• Wenn Sie das Formular im Tab Vorschau ausprobieren, entsteht keine Antwort.
• Wie Sie eine Antwort löschen oder eine automatische Löschfrist festlegen, lesen Sie unter Aufbewahrung und Löschung.