Cálculos, líneas de detalle, IVA y totales

Los presupuestos, las facturas y las notas de gastos necesitan sumas que cuadren siempre. Fillfold tiene dos herramientas para eso. Líneas de detalle es una tabla que tu cliente rellena fila a fila. Cálculo es una pregunta en la que nadie escribe: muestra un resultado obtenido a partir de respuestas anteriores. Lo más rápido es empezar con la plantilla presupuesto con totales, que ya tiene las dos.

Añadir las líneas

1. Haz clic en Añadir una pregunta y elige Líneas de detalle.
2. Empieza con cuatro columnas: Descripción, Cantidad, Precio unitario y Total. La columna Total ya tiene activado Calcular esta columna automáticamente con la Fórmula para cada línea quantity * unit_price, y está marcado Sumar esta columna debajo de la tabla.
3. Elige la Moneda (EUR, GBP, CHF o USD) y cuántas líneas puede añadir tu cliente con Al menos y Como máximo (hasta 100).
4. Para cambiar una columna, edita su título y su Tipo: Texto, Número o Importe de dinero. Haz clic en Añadir una columna para tener más (hasta 6).

Cada columna tiene una Clave (se usa en las fórmulas), como quantity. La fórmula de una columna solo puede usar las columnas numéricas situadas antes que ella en la misma fila.

Añadir el subtotal, el IVA y el total

Cada paso es una pregunta Cálculo colocada debajo de las líneas. Supongamos que la pregunta de líneas de detalle tiene la clave lines.

1. Añade un Cálculo llamado «Subtotal» (clave subtotal) con la Fórmula sum(lines.line_total).
2. Añade una pregunta Número «Tipo de IVA (%)» (clave vat_rate) para poder cambiar el tipo, o escribe el tipo directamente en la fórmula siguiente.
3. Añade un Cálculo «IVA» (clave vat_amount) con round(subtotal * vat_rate / 100, 2).
4. Añade un Cálculo «Total a pagar» con subtotal + vat_amount.
5. En cada uno, pon El resultado es en Un importe de dinero y elige la moneda.

Debajo del cuadro de la fórmula, «Esta fórmula es válida.» confirma que se lee bien. Si no, un mensaje sencillo te dice qué corregir.

Escribir fórmulas

• Usa + - * / y paréntesis. Las funciones son round, abs, floor, ceil, min, max, sum, avg, count, today y add_months.
• sum(lines.line_total) suma una columna; count(lines) da el número de líneas.
• Los botones de Nombres: insertan una clave por ti, y el Asistente rápido escribe una fórmula sencilla a partir de dos valores y una operación, por ejemplo el subtotal por un número fijo… como 0.21. En las fórmulas, los decimales se escriben con punto.
• Las fechas se cuentan en días: end_date - start_date es un número de días, y add_months(start_date, 2) es una fecha. Pon El resultado es en Una fecha para obtener una fecha.

Para tener en cuenta

• Una fórmula solo puede usar preguntas situadas encima de ella. Las respuestas vacías cuentan como 0.
• Tu cliente ve cada resultado pero no puede cambiarlo, y el servidor vuelve a calcularlo cuando se envía el formulario.
• Para mostrar las líneas y los totales en el PDF, usa el bloque Líneas y totales del documento: consulta diseñar el PDF.
• Fillfold calcula las cifras que tú configuras. No es un programa de contabilidad certificado: revisa tus tipos y tus textos, y las normas que se aplican a tus facturas.
• Tu número de IVA y tus datos de pago salen de los datos de la empresa.
• Para saber qué debe llevar un presupuesto (partidas, IVA, validez), lee la guía plantilla de presupuesto.

Los totales también pueden activar condiciones, por ejemplo una nota que solo aparece a partir de cierto importe.