Modèle de devis : mentions obligatoires, validité, signature et modèle gratuit

Un devis est une proposition de prix détaillée, remise avant que le travail commence. Une fois accepté, il engage : la DGCCRF écrit que « le devis est une offre de contrat » qui « engage les parties dès lors qu'il a été accepté ». Il vaut donc la peine de le rédiger avec soin, que vous utilisiez un modèle de devis Word, un tableur ou un formulaire en ligne.

Ce guide reprend ce que disent les sources officielles, puis montre comment remplir un modèle de devis gratuit qui calcule les totaux pour vous. Il ne remplace pas un conseil juridique : pour un cas précis, renseignez-vous auprès de votre organisation professionnelle ou d'un juriste.

Quand le devis est obligatoire

Le devis est en principe facultatif. Il devient obligatoire dans certains secteurs. Selon economie.gouv.fr, c'est le cas notamment pour :

• les travaux et dépannages dans le bâtiment et l'équipement de la maison (plomberie, électricité, serrurerie…) ;
• le déménagement ;
• la location de voiture ;
• l'optique médicale et les aides auditives ;
• les prestations funéraires ;
• la chirurgie esthétique ;
• les services à la personne ;
• les produits et prestations qui compensent une perte d'autonomie.

Pour les professionnels de santé, le devis est dû avant tout acte dès que les dépassements ou les honoraires facturés atteignent 70 €. Et, plus largement, quand le prix ne peut pas être fixé à l'avance, le professionnel doit fournir une méthode de calcul ou un devis suffisamment détaillé.

Ne pas respecter cette information avant contrat peut coûter cher : economie.gouv.fr indique une amende pouvant aller jusqu'à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale.

Les mentions d'un devis

Voici les mentions minimales listées par economie.gouv.fr, complétées par celles que la DGCCRF exige pour les travaux et le dépannage. La dernière colonne indique où les placer dans le modèle de devis avec totaux.

Deux précisions utiles. Si vous ne donnez ni date ni délai d'exécution, economie.gouv.fr rappelle que vous devez livrer ou exécuter sans retard injustifié et au plus tard 30 jours après la conclusion du contrat. Et si vous êtes en franchise en base de TVA, vous ne facturez pas de TVA : le livret fiscal d'impots.gouv.fr indique que vos factures portent alors la mention « TVA non applicable, article 293 B du Code Général des Impôts ».

Validité, gratuité et signature

La durée de validité

Le devis doit être daté et mentionner sa durée de validité. Selon l'INC, à défaut d'indication d'une durée, il doit être maintenu pendant un délai raisonnable, que les tribunaux estiment à trois mois. Indiquer une date claire, par exemple un mois, vous évite d'être tenu par un ancien prix.

Devis gratuit ou payant

Le devis est en principe gratuit. Il l'est obligatoirement pour les déménagements, l'optique médicale, la location de véhicule, les prestations funéraires, les aides à l'autonomie et les services à la personne d'au moins 100 € TTC par mois. Ailleurs, il peut être payant s'il demande un déplacement, une étude approfondie ou si c'est l'usage dans la profession. Le client doit en être informé avant. La DGCCRF ajoute que le professionnel peut proposer de déduire ce montant de la prestation qui suit.

La signature et le « bon pour accord »

Le devis est daté et signé par le professionnel. Il engage les deux parties une fois signé par les deux : vous êtes tenu par l'étendue des travaux, leur prix et les délais. Le client, lui, n'est jamais obligé d'accepter. Selon l'INC, il s'engage par sa signature, et son silence ne vaut pas acceptation. economie.gouv.fr cite l'exemple de la mention « bon pour travaux ». Beaucoup de professionnels utilisent aussi « bon pour accord », suivi de la date et de la signature.

Si le devis est signé chez le client après démarchage, l'INC rappelle qu'il dispose d'un délai de rétractation de 14 jours à compter du lendemain de la signature, sauf pour des travaux d'urgence qu'il a lui-même demandés, dans la limite de l'urgence.

Remplir un modèle de devis pas à pas

Un modèle de devis gratuit Word ou Excel fait l'affaire : un tableau de lignes, des formules pour les totaux, vos coordonnées en tête. Le risque vient des recopies : une formule écrasée, une ligne oubliée dans le total, une ancienne date de validité.

Avec Fillfold, le devis est un formulaire. Vous le remplissez, et le PDF se construit avec votre logo et les montants calculés.

1. Ouvrez le modèle devis avec totaux et cliquez sur Utiliser ce modèle.
2. Renseignez une fois vos coordonnées d'entreprise : nom, adresse, numéro de TVA ou d'entreprise. Elles remplissent l'en-tête de chaque devis.
3. Ajoutez ce qui manque pour votre activité : la date du devis, le lieu des travaux, la date de début et la durée, une Signature. Renommez si vous le souhaitez « Sous-total » en « Total HT » et « Total à payer » en « Total TTC ». Le texte d'aide du taux de TVA rappelle le taux normal en France (20 %) : vérifiez celui qui s'applique à vos prestations.
4. Dans l'onglet Document, ouvrez le bloc Lignes et totaux et vérifiez que Taux de TVA (%) est bien coché parmi les Totaux affichés sous le tableau : le PDF montre alors le sous-total, le taux, la TVA et le total. Placez aussi dans le PDF les questions ajoutées à l'étape 3, par exemple avec un bloc Tableau des réponses. Voir mettre en page le PDF.
5. Écrivez dans Remarques et conditions si le devis est gratuit ou payant, vos conditions de paiement et la formule d'acceptation.
6. Publiez, puis ouvrez le lien pour chaque nouveau devis. Saisissez les lignes : chaque total de ligne est la quantité multipliée par le prix unitaire, puis le sous-total, la TVA et le total sont calculés (voir calculs et totaux). Pour publier, voir publier et partager.
7. À l'envoi, le PDF s'ouvre et s'enregistre, et une copie reste dans votre compte.

Si vous établissez le devis chez le client, vous pouvez lui tendre le téléphone pour qu'il coche une Case de consentement (« Bon pour accord ») et signe avec le doigt. Sinon, envoyez-lui le PDF et recueillez son accord comme d'habitude.

Pour recevoir d'abord le besoin du client, le modèle demande de devis recueille ses coordonnées, sa description, son budget et son échéance.

Les erreurs fréquentes sur un devis

• Un total TTC sans le taux de TVA. Le taux doit apparaître à côté des montants.
• Une ligne « forfait » sans détail. Le détail par prestation, avec quantité et prix unitaire, est demandé.
• Pas de date de validité. L'offre risque alors de vous engager plus longtemps que prévu.
• Des frais de déplacement découverts sur la facture. S'ils existent, ils figurent sur le devis.
• Un devis payant annoncé après coup. Le client doit le savoir avant.

Partir du modèle de devis avec totaux

Le modèle de devis avec totaux contient déjà le client, la référence, la date de validité, les lignes, le taux de TVA et les totaux calculés. Ajoutez vos mentions, votre logo et votre signature, puis publiez-le : votre prochain devis sera prêt en quelques minutes. Une fois le travail fait, le modèle facture avec totaux prend le relais.