Offerte maken: wat erin moet, geldigheid en een voorbeeld

Een klant vraagt wat het gaat kosten. Vanaf dat moment telt elke dag: wie het eerst een heldere offerte stuurt, maakt de meeste kans. In deze gids lees je wat er in een offerte hoort, hoe lang hij geldig is, wat "vrijblijvend" betekent en wanneer je eraan vastzit. Daarna zie je hoe je een offerte online maakt met een sjabloon dat zelf rekent.

Wat een offerte is

Een offerte is een aanbod aan een klant: dit werk, voor deze prijs, onder deze voorwaarden. Volgens Ondernemersplein is een offerte zelf nog geen opdracht. Pas als de klant akkoord gaat, ontstaat er een overeenkomst. De KVK raadt aan om na dat akkoord een opdrachtbevestiging te sturen: een kort bericht waarin je bevestigt wat er is afgesproken, eventueel samen met een aanbetalings- of deelfactuur.

Checklist: wat er in een offerte hoort

Ondernemersplein geeft een lijst met gegevens die je in een offerte kunt opnemen. Hieronder staat die lijst, aangevuld met een paar praktische punten.

Een paar regels die de bronnen erbij geven:

• Algemene voorwaarden zijn volgens Ondernemersplein niet verplicht, maar wel verstandig. Stuur je ze mee, verwijs er dan duidelijk naar in de offerte en in de begeleidende e-mail. Je moet kunnen aantonen dat de klant ze heeft ontvangen.
• Aanbetaling: bij verkoop aan consumenten mag je volgens Ondernemersplein maximaal 50% van het aankoopbedrag vooraf vragen. De KVK noemt die grens bij de levering van goederen. Tussen bedrijven geldt geen maximum.
• Btw: de Belastingdienst noemt een algemeen tarief van 21%, een verlaagd tarief van 9% en een 0%-tarief dat kan gelden als je zakendoet met het buitenland. Welk tarief voor jouw werk geldt, check je bij de Belastingdienst of je boekhouder.

Geldigheid: zet er altijd een datum op

De KVK is hier duidelijk: er is geen standaard geldigheidsduur voor een offerte. Je bepaalt die zelf, en daarom vermeld je altijd een geldigheidsdatum. Bij een vaste offerte ben je als leverancier tijdens die periode verplicht je aanbod na te komen, schrijft de KVK.

Hoe lang je kiest, hangt af van je werk. Een schilder met vaste prijzen kan 30 dagen geven. Wie met materiaal werkt waarvan de prijs snel verandert, kiest liever 14 dagen.

Vrijblijvend of vast

Naast de vaste offerte bestaat de vrijblijvende offerte. Volgens de KVK heeft die geen geldigheidstermijn. Zolang de klant niet akkoord gaat, mag je het aanbod in de tussentijd aanpassen of intrekken. De KVK noemt het daarom een "vrijblijvend voorstel".

Wanneer kies je wat?

• Vast als je prijs zeker is en je de klant vertrouwen wilt geven. De klant weet waar hij aan toe is.
• Vrijblijvend als je nog niet alles weet, bijvoorbeeld voordat je de situatie ter plekke hebt gezien. Zet het woord dan duidelijk bovenaan, niet in de kleine letters.

Wanneer is een offerte bindend?

Volgens de KVK is een offerte bindend zodra de opdrachtgever akkoord gaat met wat erin staat. Vanaf dat moment is er een overeenkomst en gelden de voorwaarden uit de offerte. Akkoord geven kan met een handtekening, een e-mail of een andere duidelijke bevestiging. Mondeling kan ook, maar volgens de KVK staat een schriftelijke acceptatie sterker. Ondernemersplein beschrijft het moment waarop de klant de offerte geaccepteerd en ondertekend terugstuurt als het moment waarop de offerte juridisch een bindend contract wordt.

Deze gids is geen juridisch advies. Bij grote opdrachten of twijfel vraag je een jurist of het Juridisch Loket.

Offerte maken in Word, Excel of als pdf

In Word of Google Docs maak je een sjabloon met je logo, een tabel met regels en een blok voor de totalen. Je vult per klant de gegevens in en rekent de totalen uit, met de hand of met een formule in een tabel. In Excel gaat het rekenen makkelijker, maar de opmaak is lastiger.

Verstuur de offerte daarna als pdf. Ondernemersplein raadt dat ook aan, zodat de opmaak niet zonder jouw medeweten verandert.

Dit werkt prima voor een paar offertes per maand. Het risico zit in het kopiëren: een oude klantnaam die blijft staan, een regel die niet meetelt in het totaal.

Offerte maken online met Fillfold

Met Fillfold wordt je offerte een formulier waar een kant-en-klare pdf in jouw huisstijl uit komt. Het sjabloon Offerte met totalen bevat de vragen die een offerte nodig heeft:

• Klant: naam klant (verplicht), e-mailadres klant en adres klant
• Offerte: offertereferentie en "Geldig tot" voor de geldigheidsdatum
• Wat is inbegrepen: een tabel met regels, elk met een omschrijving, een aantal en een prijs per stuk; het totaal per regel wordt berekend
• Totalen: subtotaal, btw-tarief (%), btw en totaal te betalen, allemaal automatisch
• Opmerkingen en voorwaarden: ruimte voor "vrijblijvend", de planning, de aanbetaling of een verwijzing naar je algemene voorwaarden

Zo maak je je eerste offerte:

1. Open het sjabloon en kies "Dit sjabloon gebruiken".
2. Controleer het btw-tarief. De hulptekst noemt al 21, het algemene tarief in Nederland. Valt je werk onder het verlaagde tarief, vul dan 9 in.
3. Vul één keer je bedrijfsgegevens in: naam, adres, contact en btw-nummer. Ze staan daarna bovenaan elke offerte. Je KVK-nummer zet je als vaste tekst in het document.
4. Kies in het tabblad "Document" je logo en kleuren. In het blok "Regels en totalen" staat bij "Totalen onder de tabel" het btw-tarief standaard aangevinkt, zodat de pdf het subtotaal, het tarief, de btw en het totaal toont.
5. Klik op "Publiceren" en vul het formulier na het gesprek met de klant zelf in, ook op je telefoon.
6. De pdf staat klaar bij de antwoorden van het formulier ("Pdf downloaden"). Stuur hem per e-mail naar je klant.

Een voorbeeld: Klusbedrijf Van Leeuwen maakt een offerte voor de familie Bakker in Zwolle. Drie regels: laminaat leggen (32 m²), plinten (40 m) en voorrijkosten. Het btw-tarief staat op 21, "Geldig tot" op een datum dertig dagen later. Subtotaal, btw en totaal staan meteen goed in de pdf.

Wat Fillfold niet doet, zeggen we er eerlijk bij. Het nummert je offertes niet: je typt de referentie zelf in. Bedragen worden berekend en afgerond op twee decimalen, maar dit is geen gecertificeerde boekhouding. En voor de inhoud van je offerte, zoals prijzen, voorwaarden en btw-tarief, blijf je zelf verantwoordelijk.

Is de klus klaar? Dan laat je de klant tekenen met het opleveringsbewijs van werk en factureer je met de factuur met totalen. Alle sjablonen rond geld vind je bij offertes en facturen, en alle 97 sjablonen op de sjablonenpagina.

Kort samengevat

• Zet altijd een geldigheidsdatum op je offerte; een standaardtermijn bestaat niet.
• Vrijblijvend betekent dat je het aanbod mag aanpassen of intrekken tot de klant akkoord gaat. Zeg het duidelijk.
• Vraag het akkoord van de klant schriftelijk en stuur daarna een opdrachtbevestiging.

Begin met het sjabloon Offerte met totalen en verstuur je volgende offerte nog vandaag.