Intakeformulier en feedbackformulier maken voor coaches en dienstverleners

Een goede eerste sessie begint vóór de eerste sessie. Als je al weet wat je klant wil bereiken en wat die eerder heeft geprobeerd, besteed je het eerste uur niet aan basisvragen. En na afloop wil je weten of het geholpen heeft. Daarvoor zijn het intakeformulier en het feedbackformulier. In deze gids lees je welke vragen erin horen, wat je beter weglaat en hoe je een intake- en feedbackformulier online maakt.

Deze gids gaat over coaching, training, advies en zakelijke dienstverlening. Hij gaat niet over intakes in de zorg.

Wat een intakeformulier doet

Een intakeformulier is een vragenlijst die een nieuwe klant invult voordat jullie samen beginnen. Het geeft jou drie dingen:

• Context: wie is de klant, wat doet die, waarom nu?
• Een doel: wat moet er na het traject anders zijn?
• Afspraken: de klant heeft je werkwijze gelezen en gaat ermee akkoord.

Je klant heeft er ook iets aan. Door de vragen te beantwoorden, denkt je klant al na over wat hij of zij eigenlijk wil. Dat maakt de eerste sessie scherper.

De vragen in een intakeformulier

Gebruik deze lijst als basis en schrap wat je niet gebruikt.

Maak alleen de vragen verplicht die je echt nodig hebt voor de eerste sessie. Elke extra verplichte vraag is een reden om af te haken.

Wat je beter niet vraagt

De Autoriteit Persoonsgegevens schrijft dat je bij een overeenkomst geen persoonsgegevens verwerkt die niet noodzakelijk zijn om die uit te voeren. Vraag dus alleen wat je echt gebruikt. Een paar voorbeelden:

• Geboortedatum. Voor de meeste coaches niet nodig. Het sjabloon Coachingintake vraagt er daarom niet naar. Voeg de vraag alleen toe als je de datum echt gebruikt.
• Gezondheid. Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens schrijft dat het verwerken daarvan verboden is, tenzij er een wettelijke uitzondering geldt en ook een gewone grondslag. Stel als coach dus geen vragen over diagnoses, medicijnen of klachten.
• Een volledig adres. Alleen nodig als je een factuur stuurt of op locatie komt.

Daarnaast heb je een privacyverklaring nodig. Volgens Ondernemersplein is die altijd verplicht als je persoonsgegevens verwerkt. Daarin staan onder meer de naam en contactgegevens van je organisatie, waarom je de gegevens verwerkt, wie ze krijgt en hoelang je ze bewaart. Zet een link ernaar in je formulier.

Wat een feedbackformulier doet

Een feedbackformulier stuur je na een sessie, training of afgeronde opdracht. Het vertelt je wat werkt, wat niet, en of een klant terugkomt. Een paar regels:

• Stuur het meteen. Op de dag zelf is de herinnering vers. Na een week vult bijna niemand nog iets in.
• Begin met een cijfer. Een cijfer of sterren is snel te geven, en daarna is een open vraag minder zwaar.
• Stel open vragen over het werk, niet over de persoon. "Wat werkte het best?" levert meer op dan "Hoe vond je mij?".
• Maak e-mail optioneel. Wie anoniem wil reageren, kan dat dan. Vraag om een e-mailadres alleen als iemand antwoord wil.

De vragen in een feedbackformulier

Een korte reactie die je mag publiceren is waardevol, maar vraag er altijd apart toestemming voor. Fillfold heeft daar een eigen sjabloon voor: referenties verzamelen.

Intake- en feedbackformulieren maken met Fillfold

Fillfold heeft sjablonen voor allebei. Je past de vragen aan, publiceert en deelt één link. Elk antwoord wordt een pdf in jouw huisstijl.

Coachingintake

Het sjabloon Coachingintake stelt deze vragen:

• Over jou: Volledige naam, E-mailadres en Telefoonnummer. Naar een geboortedatum vraagt het sjabloon niet.
• Jouw doelen: Wat wil je met coaching bereiken? en Waarom nu?
• Hoe toegewijd ben je aan deze verandering?, op een schaal van 1 tot 10.
• Gebieden waaraan je wilt werken: Loopbaan, Zelfvertrouwen, Relaties, Gewoontes, Stress, Leiderschap en Anders.
• Wat heb je eerder geprobeerd?
• Handtekening (ik ga akkoord met de coachingovereenkomst): de klant tekent met de vinger op het scherm.

Eén aanpassing raden we aan: zet de tekst van je coachingovereenkomst boven de handtekening, in een Infotekst, of laat de klant een Toestemmingsvakje aanvinken met een link naar je voorwaarden. Een handtekening onder een overeenkomst die de klant niet heeft gezien, zegt weinig.

Sessiefeedback en klantfeedback

Het sjabloon Sessiefeedback is gemaakt voor coaches en trainers: Hoe was de sessie? (sterren), Hoe nuttig was die voor jou? (schaal), Wat werkte het best?, Wat zou je veranderen? en Zou je nog een sessie boeken? (ja of nee).

Voor andere dienstverleners, zoals een webdesigner of een schoonmaakbedrijf, past Klantfeedback beter: Hoe was je ervaring?, Hoe waarschijnlijk is het dat je ons aanbeveelt?, Wat vond je het mooist?, Is er iets wat we kunnen verbeteren? en E-mailadres (alleen als je antwoord wilt).

Met Alleen tonen als stel je een vervolgvraag alleen wanneer die zinvol is. Antwoordt iemand "Nee" op "Zou je nog een sessie boeken?", dan kun je vragen wat de reden is.

Zo zet je het op

1. Open het sjabloon en klik op Dit sjabloon gebruiken.
2. Pas de vragen aan je werk aan en verwijder wat je niet nodig hebt.
3. Kies in het tabblad Document je logo en kleuren voor de pdf.
4. Klik op Publiceren en kopieer de link met Link kopiëren. Stuur hem mee in de bevestiging van de eerste afspraak, of zet het formulier op je website met de Insluitcode.
5. Na het verzenden kan je klant de eigen antwoorden openen met Uw pdf openen.
6. Jij vindt alle antwoorden bij Antwoorden, met per inzending Pdf downloaden. Met Alles als CSV downloaden zet je de feedback in een spreadsheet.

Coach je ook in het Engels of Frans? Dan kun je het formulier in meerdere talen aanbieden. De invuller kiest een taal en krijgt de pdf in die taal. Hoe dat werkt, lees je in formulier in meerdere talen.

Wat Fillfold niet doet:

• Het stuurt geen herinneringen of automatische e-mails naar je klanten. De link deel je zelf.
• Het controleert niet welke vragen je stelt. Voor de inhoud van je formulier en je privacyverklaring blijf je zelf verantwoordelijk.
• Het is geen dossier voor zorgverleners.

Fillfold is gratis tijdens de vroege toegang. Betaalde downloads komen binnenkort.

Wil je eerst een kennismakingsgesprek plannen? Gebruik dan de aanvraag voor een kennismakingsgesprek. Meer sjablonen voor coaches vind je bij coaching en advies, sjablonen voor klantcontact bij bedrijf en diensten, en alles op de sjablonenpagina.