Klachtenformulier dat feiten, data en gewenste uitkomst vastlegt
Een goed klachtenformulier maakt van frustratie feiten waarmee je aan de slag kunt. Het vraagt de contactgegevens van de persoon, de datum, een bestel- of dossierreferentie, wat er gebeurde, de uitkomst die hij of zij wil en optioneel bewijs, zoals een document of een foto.
Voor wie is het
- Winkels, dienstverleners, verhuurders en bureaus
- Verenigingen en scholen die formele klachten ontvangen
- Iedereen die schriftelijk en georganiseerd op klachten wil reageren
Wanneer gebruik je het
Link ernaar vanaf je contactpagina of je voorwaarden. Als je meteen vraagt welke uitkomst iemand wil, wordt duidelijk wat er van je wordt gevraagd, of dat nu een terugbetaling, een correctie of een excuus is.
Wat het formulier vraagt
Vragen
- Volledige naam · verplichtKorte tekst
- E-mailadres · verplichtE-mailadres
- TelefoonnummerTelefoon
- Wanneer gebeurde het? · verplichtDatum
- Referentie van bestelling, boeking of dossierKorte tekst
- Wat is er gebeurd? · verplichtLange tekst
- Welke uitkomst wil je? · verplichtLange tekst
- Bewijs (pdf, png of jpeg)Bestand uploaden
Elke vraag kun je aanpassen, verwijderen of verplaatsen voordat je publiceert.
De pdf die je respondenten ontvangen
Elke klacht wordt bewaard als pdf met de datum en alle antwoorden, en het bewijs hangt aan het antwoord. Zo heb je een duidelijke vastlegging om op te reageren en te bewaren als de zaak verder gaat.
Veelgestelde vragen
- Beheert het het klachtenproces?
- Nee. Het legt de klacht vast. Jij reageert en volgt de zaak op je eigen manier.
- Kunnen mensen bewijs bijvoegen?
- Ja. Ze kunnen een document of een foto bijvoegen als pdf-, png- of jpeg-bestand, dat bij hun klacht wordt bewaard.
- Zijn er wettelijke eisen voor klachtenafhandeling?
- Sommige sectoren hebben specifieke regels en termijnen. Controleer wat voor jouw activiteit geldt.
Begin met dit sjabloon
Maak een account, pas de vragen en het document aan op je bedrijf en deel de link. Je respondenten krijgen hun pdf zodra ze klaar zijn.