Berekeningen, factuurregels, btw en totalen

Offertes, facturen en onkostendeclaraties hebben bedragen nodig die elke keer kloppen. Fillfold heeft daar twee hulpmiddelen voor. Factuurregels is een tabel die je klant rij voor rij invult. Berekening is een vraag waarin niemand iets typt: hij toont een uitkomst op basis van eerdere antwoorden. Het snelst begin je met het sjabloon offerte met totalen, waarin beide al zitten.

De regels toevoegen

1. Klik op Vraag toevoegen en kies Factuurregels.
2. De vraag begint met vier kolommen: Beschrijving, Aantal, Prijs per stuk en Totaal. De kolom Totaal staat al op Deze kolom automatisch uitrekenen, met als Formule voor elke regel quantity * unit_price, en Deze kolom optellen onder de tabel is aangevinkt.
3. Kies de Valuta (EUR, GBP, CHF of USD) en met Minstens en Hoogstens hoeveel regels je klant mag toevoegen (tot 100).
4. Wijzig een kolom via de titel en het Type: Tekst, Getal of Geldbedrag. Met Kolom toevoegen voeg je er meer toe (tot 6).

Elke kolom heeft een Sleutel (gebruikt in formules), zoals quantity. Een kolomformule kan alleen de getalkolommen gebruiken die er in dezelfde rij vóór staan.

Het subtotaal, de btw en het totaal toevoegen

Elke stap is een vraag van het type Berekening onder de regels. Stel dat de vraag met de factuurregels de sleutel lines heeft.

1. Voeg een Berekening "Subtotaal" toe (sleutel subtotaal) met de Formule sum(lines.line_total).
2. Voeg een vraag Getal "Btw-tarief (%)" toe (sleutel btw_tarief) zodat het tarief kan wisselen, of zet het tarief direct in de volgende formule.
3. Voeg een Berekening "Btw" toe (sleutel btw_bedrag) met round(subtotaal * btw_tarief / 100, 2).
4. Voeg een Berekening "Totaal te betalen" toe met subtotaal + btw_bedrag.
5. Zet bij elke berekening Resultaat is op Een geldbedrag en kies de valuta.

Onder het formulevak bevestigt "Deze formule is geldig." dat de formule goed gelezen wordt. Anders zegt een duidelijke melding wat je moet verbeteren.

Formules schrijven

• Gebruik + - * / en haakjes. De functies zijn round, abs, floor, ceil, min, max, sum, avg, count, today en add_months.
• sum(lines.line_total) telt een kolom op, count(lines) geeft het aantal regels.
• De knoppen bij Namen: voegen een sleutel voor je in, en de Snelle hulp schrijft een eenvoudige formule op basis van twee waarden en een bewerking, bijvoorbeeld het subtotaal keer een vast getal… zoals 0.21.
• In een formule schrijf je decimalen met een punt (0.21), omdat de komma de onderdelen van een functie scheidt, zoals in round(x, 2).
• Datums tellen in dagen: einddatum - begindatum is een aantal dagen, en add_months(begindatum, 2) is een datum. Kies bij Resultaat is dan Een datum.

Goed om te weten

• Een formule kan alleen vragen gebruiken die erboven staan. Lege antwoorden tellen als 0.
• Je klant ziet elke uitkomst, maar kan hem niet wijzigen. De server rekent alles opnieuw uit als het formulier wordt verzonden.
• Wil je de regels en totalen in de pdf tonen, gebruik dan het blok Regels en totalen in het document: zie de pdf opmaken.
• Fillfold rekent uit wat jij instelt. Het is geen gecertificeerd boekhoudprogramma: controleer je tarieven, je teksten en de regels die voor je facturen gelden. Wat er in een offerte hoort, lees je in de gids offerte maken.
• Je btw-nummer en je betaalgegevens komen uit je bedrijfsgegevens.

Totalen kunnen ook voorwaarden aansturen, bijvoorbeeld een opmerking die pas boven een bepaald bedrag verschijnt.