Cálculos, linhas de itens, IVA e totais

Orçamentos, faturas e notas de despesas precisam de contas certas todas as vezes. O Fillfold tem duas ferramentas para isso. Linhas de itens é uma tabela que o cliente preenche linha a linha. Cálculo é uma pergunta onde ninguém escreve: mostra um resultado calculado a partir de respostas anteriores. O ponto de partida mais rápido é o modelo orçamento com totais, que já tem as duas.

Adicionar as linhas

1. Clique em Adicionar uma pergunta e escolha Linhas de itens.
2. A tabela começa com quatro colunas: Descrição, Quantidade, Preço unitário e Total. A coluna Total já está em Calcular esta coluna automaticamente, com a Fórmula para cada linha quantity * unit_price, e Somar esta coluna por baixo da tabela está assinalado.
3. Escolha a Moeda (EUR, GBP, CHF ou USD) e quantas linhas o cliente pode juntar, com No mínimo e No máximo (até 100).
4. Altere uma coluna pelo título e pelo Tipo: Texto, Número ou Montante. Clique em Adicionar uma coluna para ter mais (até 6).

Cada coluna tem uma Chave (usada nas fórmulas), como quantity. A fórmula de uma coluna só pode usar as colunas numéricas colocadas antes dela na mesma linha.

Adicionar o subtotal, o IVA e o total

Cada passo é uma pergunta Cálculo colocada por baixo das linhas. Suponha que a pergunta de linhas de itens tem a chave lines.

1. Adicione um Cálculo chamado «Subtotal» (chave subtotal) com a Fórmula sum(lines.line_total).
2. Adicione uma pergunta Número «Taxa de IVA (%)» (chave vat_rate) para a taxa poder mudar, ou escreva a taxa diretamente na fórmula seguinte.
3. Adicione um Cálculo «IVA» (chave vat_amount) com round(subtotal * vat_rate / 100, 2).
4. Adicione um Cálculo «Total a pagar» com subtotal + vat_amount.
5. Em cada um, defina O resultado é como Um montante e escolha a moeda.

Por baixo da caixa da fórmula, «Esta fórmula é válida.» confirma que a fórmula se lê corretamente. Se não, uma mensagem simples diz o que corrigir.

Escrever fórmulas

• Use + - * / e parênteses. As funções são round, abs, floor, ceil, min, max, sum, avg, count, today e add_months.
• sum(lines.line_total) soma uma coluna; count(lines) dá o número de linhas.
• Os botões de Nomes: inserem uma chave por si, e o Editor rápido escreve uma fórmula simples a partir de dois valores e de uma operação, por exemplo o subtotal vezes um número fixo… como 0.23.
• As datas contam em dias: end_date - start_date é um número de dias, e add_months(start_date, 2) é uma data. Para um resultado em data, defina O resultado é como Uma data.
• Nas fórmulas, as casas decimais escrevem-se com ponto (0.23), não com vírgula.

Convém saber

• Uma fórmula só pode usar perguntas colocadas acima dela. As respostas vazias contam como 0.
• O cliente vê cada resultado mas não o pode alterar, e o servidor volta a calculá-lo quando o formulário é enviado.
• Para mostrar as linhas e os totais no PDF, use o bloco Linhas e totais do documento: veja desenhar o PDF.
• O Fillfold calcula os números que configurar. Não é um programa de faturação certificado: confirme as taxas, os textos e as regras que se aplicam às suas faturas. O guia orçamento de obra resume as taxas de IVA.
• O seu número de IVA e os dados de pagamento vêm dos dados da empresa.

Os totais também podem comandar condições, por exemplo uma nota que só aparece acima de um certo valor.