De pdf opmaken: logo, kleuren en waar de antwoorden komen

Elk formulier heeft een documentsjabloon: de opmaak van de pdf die je klant na het invullen downloadt. Je bouwt het één keer op uit blokken, en elk antwoord vult het in. Je opent het met Document bovenaan de formuliereditor, of via de link Document naast een formulier op de pagina Formulieren.

De editor heeft drie tabbladen: Inhoud voor wat er op de pagina staat, Stijl voor hoe het eruitziet en Voorbeeld om het resultaat te controleren.

Beginnen met een kant-en-klare opmaak

1. Open op het tabblad Inhoud de optie Beginnen met een kant-en-klare opmaak (factuur, offerte, onkostendeclaratie).
2. Kies het Document (Factuur, Offerte of Onkostendeclaratie) en het Uiterlijk (Klassiek, Modern of Minimaal).
3. Klik op Deze opmaak gebruiken. Die vervangt de huidige inhoud, maar je logo en paginaformaat blijven behouden.

Deze kant-en-klare opmaak hoort bij de sjablonen voor offerte, factuur en onkostendeclaratie. Gebruik je eigen vragen, pas dan de variabelen aan je sleutels aan.

De antwoorden plaatsen

De pagina is een lijst van blokken. Klik naast Toevoegen op de naam van een blok om het onderaan toe te voegen, en verplaats het met de pijlen.

• Kop en Tekst: je eigen woorden, met antwoorden erin.
• Antwoordentabel: vragen en antwoorden als tabel, voor Alle vragen of Alleen sommige vragen. Ook foto's en handtekeningen komen hier.
• Van en aan: jouw gegevens en die van je klant, naast elkaar.
• Regels en totalen: de rijen van een vraag met factuurregels, met de Totalen onder de tabel. Het laatste totaal staat vetgedrukt.
• Scheidingslijn, Ruimte en Pagina-einde voor de opmaak.

Wil je een antwoord midden in een zin zetten, klik dan in de tekst en daarna op een label in het paneel Variabelen. Dat voegt een variabele in zoals {{client_name}}, die de pdf vervangt door het antwoord. {{date}} is de datum waarop het document wordt gemaakt, en de variabelen {{my_...}} drukken je bedrijfsgegevens af, zoals {{my_name}} of {{my_vat_line}}. Je krijgt een waarschuwing als een variabele bij geen enkele vraag hoort.

De stijl instellen

Op het tabblad Stijl:

1. Logo uploaden: een PNG of JPEG van maximaal 1 MB. Het verschijnt bovenaan de eerste pagina. Kies de Logogrootte.
2. Kies de Accentkleur voor titels en lijnen. Die moet goed leesbaar blijven op wit papier: een te lichte kleur wordt geweigerd.
3. Stel het Lettertype in (Schreefloos of Schreef), de Tekstgrootte, het Paginaformaat (A4 of US Letter) en het uiterlijk van de Antwoordentabel (Lijnen, Gestreept of Eenvoudig).
4. Voeg als je wilt een Koptekst en een Voettekst toe, en vink Kleurband achter de grote titel of Paginanummers tonen aan.

Het resultaat controleren

Het tabblad Voorbeeld vult de pagina met verzonnen voorbeeldgegevens. Snel voorbeeld verschijnt meteen, Echte pdf toont het werkelijke bestand, en met Voorbeeld-pdf downloaden sla je het op.

Goed om te weten

• Het document slaat zichzelf op. Je klant krijgt de nieuwe versie zodra je het formulier opnieuw publiceert: zie publiceren en delen.
• Elk blok heeft een link Alleen tonen als… om het alleen in sommige gevallen af te drukken. Zie voorwaarden.
• De kleuren en het lettertype van het formulier zelf, zoals je klant ze ziet tijdens het invullen, stel je in op het tabblad Ontwerp van de editor, niet hier.
• De lettertypen ondersteunen voorlopig alleen het Latijnse alfabet.

Wil je eerst een afgewerkte opmaak zien? De pagina van het sjabloon factuur met totalen toont een voorbeeld van de pdf.